Giao tiếp là một trong những kỹ năng khó rèn giũa nhất, và là kỹ năng quan trọng cần có để thành công, đặc biệt là trong Kinh doanh. Hiểu văn hóa của các đối tác kinh doanh giúp doanh nghiệp bạn gây ấn tượng, thành công trong việc hiểu biết lẫn nhau, tôn trọng và tăng độ tin cậy, do đó tăng cơ hội kinh doanh của công ty. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ một số quy tắc trong văn hóa kinh doanh để công ty bạn lưu ý khi làm việc với các đối tác ở Pháp.
Đặt lịch hẹn
Khi công ty bạn di chuyển từ Việt Nam sang một quốc gia nước ngoài như Pháp, công ty bạn phải cần phải lập kế hoạch cho một cuộc họp theo các nguyên tắc và nghi thức thích hợp với văn hóa Pháp. Nếu đây là lần đầu tiên công ty bạn đến văn phòng của đối tác, công ty bạn nên chuẩn bị trước 1-2 tuần và cố gắng gọi điện trước 1-2 ngày để sắp xếp cuộc họp.
Có thể gửi mail hoặc gọi điện để sắp xếp cuộc hẹn, tùy thuộc vào vị trí của người công ty bạn gặp, và thường do thư ký phụ trách sắp xếp. Cố gắng đến đúng giờ, nhưng nếu đến trễ 10 phút thì cũng không bị coi là muộn. Nếu công ty bạn đến muộn, hãy gọi điện ngay lập tức giải thích với họ.
Một điều cần lưu ý là ở Pháp, các cuộc họp là để thảo luận các vấn đề, không phải để đưa ra quyết định. Người Pháp thường tổ chức cuộc họp một cách trang trọng và không họp trong quán bar hoặc quán cà phê. Tuy nhiên, các cuộc họp vào bữa ăn trưa / ăn tối đang thịnh hành ở Pháp, đặc biệt là trong giai đoạn đầu của mối quan hệ kinh doanh.
Trong văn hóa Pháp, nam giới sẽ luôn cư xử đầy đầy tôn trọng với phụ nữ, cả trong kinh doanh hay trong các mối quan hệ xã hội.
Trong trường cuộc gặp mặt diễn ra tại văn phòng của đối tác, khi công ty bạn đến văn phòng của họ, công ty bạn phải đưa danh thiếp cho thư ký và danh thiếp phải được in bằng cả tiếng Anh và tiếng Pháp. Việc chú ý đến từng chi tiết như vậy thường được đánh giá cao ở Pháp và việc sở hữu danh thiếp viết bằng hai ngôn ngữ là cơ hội tuyệt vời để công ty bạn thể hiện sự chú ý của mình.
Khi trao đổi danh thiếp với đối tác Pháp, công ty bạn nên dành vài giây để xem kỹ danh thiếp của họ trước khi cất đi.
Chuẩn bị cho cuộc họp
Ngoài việc cần chú ý đến trang phục của mình trước cuộc họp, công ty bạn nên gửi cho đối tác của mình một chương trình làm việc để xác định lại mục đích của cuộc họp và giải đáp bất kỳ câu hỏi nào trước khi cuộc họp chính bắt đầu.
Người Pháp có thói quen đặt những câu hỏi trực tiếp, vì vậy đừng khó chịu và hãy chuẩn bị kế hoạch của công ty bạn thật chi tiết. Bởi vì họ thích tập trung vào các mục tiêu dài hạn, vì vậy công ty bạn cần xem xét kĩ lưỡng và chuẩn bị điều này thật chi tiết trong kế hoạch của mình.
Người Pháp sẽ đánh giá trí tuệ của công ty bạn thông qua việc đặt công ty bạn vào một cuộc tranh luận gay cấn để có thể thể hiện quan điểm và tranh luận. Nếu công ty bạn có thể lập luận và làm sáng tỏ quan điểm của mình, công ty bạn sẽ nhận được sự tôn trọng từ các đối tác kinh doanh của mình. Nếu công ty bạn có quan điểm khác, đừng quá lo lắng, chỉ cần chứng minh được quan điểm của mình sẽ khiến đối tác cảm thấy công ty bạn đã chuẩn bị kĩ lưỡng và nghiêm túc với kế hoạch của mình. Nếu bị thuyết phục bới những ý tưởng mới trong các cuộc tranh luận, người Pháp sẽ thấy rất vui, nhưng họ không sẵn sàng chấp nhận bất cứ điều gì đi lệch khỏi các chuẩn mực văn hóa của họ.
Như đã đề cập trong các phần khác của bài viết này, công ty bạn nên học các cụm từ tiếng Pháp cơ bản và sử dụng chúng bất cứ khi nào có thể trong các cuộc họp. Nỗ lực sử dụng tiếng Pháp của công ty bạn sẽ được đánh giá cao, tuy nhiên nếu công ty bạn không nói được tiếng Pháp, công ty nên xác nhận xem người đồng cấp của công ty bạn có thông thạo ngôn ngữ này hay tiếng Anh để giao tiếp nếu cần không, còn không thì hãy cân nhắc sử dụng thông dịch viên.
Liên hệ
Người Pháp nói chung thường bảo thủ khi nói đến ngôn ngữ cơ thể. Tuy nhiên, bất chấp tính hình thức của văn hóa kinh doanh Pháp, mọi người có xu hướng thích không gian cá nhân và đứng gần và nói chuyện với nhau. Không gian cá nhân cũng khác nhau giữa những người sống ở nông thôn (thích giao tiếp ở khoảng cách lớn hơn) với những người ở các thành phố lớn (thích giao tiếp ở khoảng cách nhỏ hơn), những người có xu hướng thích sử dụng tàu điện ngầm và đến những nơi đông đúc. Thêm nữa, đừng lo lắng nếu đối tác của công ty bạn chạm vào vai hoặc vỗ vào cánh tay, vì đây là điều phổ biến và nằm trong giới hạn của các nghi thức văn hóa kinh doanh của Pháp.
Ở Pháp, đàn ông có xu hướng đứng lên, hoặc ít nhất có động thái đứng dậy khi cấp trên mời. Đây là cách thể hiện sự tôn trọng cũng như thể hiện công ty bạn am hiểu văn hóa Pháp.
Bắt tay được coi là một hình thức chào hỏi, tuy nhiên, hôn lên má là hình thức chào hỏi thân thiện hơn ở Pháp. Khi “hôn má”, má của bạn có thể chạm vào má người kia nhưng không chạm vào môi – một nụ hôn trên mỗi má – (theo giới tính), bắt đầu bằng nụ hôn bên má trái trước rồi đến nụ hôn bên má phải. Cách hôn má cũng được đồng nghiệp sử dụng để chào hỏi hàng ngày tại nơi làm việc. Hôn má không áp dụng cho những người không quen hay mới gặp lần đầu, công ty bạn nên để đối tác nữ chủ động bắt đầu hành động chào hỏi bằng hôn má, đây đơn giản chỉ là một lời chào nồng nhiệt không hơn.
Giao tiếp bằng mắt rất quan trọng để thể hiện sự đáng tin cậy và sự quan tâm của công ty bạn đối với cuộc họp, tuy nhiên, nhìn chằm chằm lại không phù hợp, đặc biệt là trong cuộc họp kinh doanh đầu tiên Mỉm cười không được coi như lời chào hay dấu hiệu của sự đồng ý. Nên hạn chế sử dụng tay KHI giao tiếp trong các cuộc trò chuyện.
Vì những người kinh doanh thường có xu hướng lịch sự và dè dặt, các mối quan hệ kinh doanh phải đúng mức và chuyên nghiệp. Hãy ghi nhớ cấp bậc của đối tác để xưng hô cho phù hợp.
Quy trình đàm phán
Văn hóa truyền thống của Pháp thể hiện rõ trong nghi thức đàm phán kinh doanh. Công ty bạn không nên cố gắng thay đổi sự nghiêm túc mà đối tác người Pháp thể hiện trong các cuộc đàm phán. Trong các cuộc đàm phán này, công ty bạn cần tập trung vào chủ đề chính, tránh lan man sang các vấn đề khác như gia đình chẳng hạn, điều này sẽ giảm cơ hội đàm phán thành công và có thể khiến đối tác cảm thấy khó chịu.
Trong các cuộc đàm phán thương mại, hãy chuẩn bị để trả lời các câu hỏi trực tiếp và chi tiết. Sự kiên trì và bền bỉ của công ty bạn có thể sẽ được đền đáp vì các cuộc đàm phán kéo dài càng lâu thì cơ hội thành công của công ty bạn càng cao.
Công ty bạn có thể cảm thấy đối tác đang cố tình làm cho vấn đề trở nên phức tạp hơn. Đơn giản bởi vì họ muốn cho công ty bạn thấy tất cả các rủi ro có thể xảy ra để kiểm soát và giảm thiểu nó.
Dấu hiệu cho thấy công ty bạn đã thất bại khi trình bày quan điểm của mình đó là khi đối tác nhắc lại quan điểm của họ.
Cách để thuyết phục đối tác của công ty bạn thay đổi quan điểm đó là sử dụng suy luận logic. Bất kỳ kỹ thuật bán hàng cứng rắn hay thương lượng gay gắt nào cũng có thể gây ra phản cảm và làm giảm cơ hội đạt được thỏa thuận của công ty bạn.
Do việc phân cấp bậc của các tổ chức ở Pháp, khi những người tham gia đàm phán thống nhất đưa ra một quyết định, rất có thể đối tác của công ty bạn vẫn phải trải qua một quy trình đàm phán nội bộ tương tự như quy trình khi đàm phán với công ty bạn trước đó. Do vậy, ngay cả khi công ty bạn đã ký hợp đồng, căn cứ vào kết quả các cuộc đàm phán nội bộ phía đối tác mà có khả năng họ vẫn yêu cầu đàm phán lại. Đây là một lý do tại sao công ty bạn nên cố gắng tìm kiếm và đàm phán với người có quyền ra quyết định cao nhất của tổ chức để đẩy nhanh các cuộc đàm phán và giảm bớt các cuộc thảo luận với các bên trung gian. Tuy nhiên, nếu công ty bạn buộc phải đàm phán với bên trung gian, hãy tôn trọng họ như khi công ty bạn đàm phán với người cao nhất của tổ chức, mặc dù công ty bạn biết họ có thể không tự đưa ra được quyết định cuối cùng. Họ có thể giúp công ty bạn có được kết quả tích cực, nhưng nếu chẳng may công ty bạn làm mất lòng họ thì cơ hội đàm phán thành công của công ty sẽ giảm đi.
Khi đàm phán, cần thống nhất với đối tác về thời gian đàm phán. Nếu không đề cập gì thì có nghĩa thời gian đàm phán là linh hoạt.
Mẹo trong các cuộc họp thương mại
Khi gặp gỡ và thảo luận công việc với những người Pháp, hãy cố gắng nhỏ giọng và cư xử một cách trang trọng hơn. Theo truyền thống, hình thức và sự tỉ mỉ được đánh giá cao và nếu còn nghi ngờ, hãy tìm hiểu về cách cư xử của đối tác của công ty bạn.
Các cuộc họp và thảo luận thương mại nên tập trung vào chủ để chính, tránh lan man sang các chủ đề riêng tư khiến đối tác thấy khó chịu. Do đó, những chủ đề phổ biến mà công ty bạn nên tránh trừ khi được đồng nghiệp mời thảo luận cùng đó là: lương, tuổi tác, con cái và gia đình của họ. Mặt khác, các vấn đề thảo luận luôn được đánh giá cao trong văn hóa Pháp đó là: ngôn ngữ, ẩm thực, rượu vang, chính trị và lịch sử Pháp.
Tuy nhiên, không giống như ở các nước châu u khác, chẳng hạn như Vương quốc Anh, nơi mà họ thường ghi nhận từ “cảm ơn”, người Pháp có xu hướng từ chối nhận lời cảm ơn để thể hiện sự khiêm tốn của họ.
Tùy từng tình huống mà sự hài hước có thể bị hiểu sai và người Pháp có xu hướng thích những trò đùa trí tuệ, những tình huống trớ trêu từ đời sống thực.
Nguồn: