La communication est une compétence complexe à maîtriser, mais elle est déterminante pour réussir, et particulièrement dans le monde des affaires. Comprendre la culture de ses partenaires commerciaux permet d’appuyer l’intérêt qu’on leur porte, d’instaurer une compréhension et un respect réciproques, une plus grande confiance, et donc potentiellement d’augmenter vos chances de réussite dans les affaires.
Cet article vous permettra de découvrir au travers de certaines étapes clés lors d’échanges professionnels des facettes de l’étiquette des affaires et de la culture française à prendre en compte avec vos homologues français.
La prise de rendez-vous
Alors que vous vous rendez du Vietnam vers un pays étranger comme la France, il est essentiel de comprendre l’importance de la planification des rendez-vous d’affaires et d’en respecter l’étiquette.
Il est conseillé de planifier le rendez-vous 1 ou 2 semaines à l’avance, et de confirmer le meeting avec votre homologue 1 ou 2 jours avant s’il s’agit de votre première visite.
Les rendez-vous peuvent être pris par écrit ou par téléphone. Ils sont parfois gérés par un/une secrétaire, suivant la position de votre interlocuteur. Bien que la ponctualité est importante, votre interlocuteur ne vous tiendra pas rigueur d’un léger retard, dans la limite des 10 minutes. Soyez vigilant et attentif à l’heure. Au-delà de ces 10 minutes, veillez à informer par téléphone votre interlocuteur de votre retard et soyez prêt à l’expliquer.
Il est important de comprendre le rôle des réunions en France : elles servent à poser les problèmes et non à prendre des décisions. Elles sont formellement organisées (bureaux et salles de réunions), et ne peuvent avoir lieu dans des bars ou cafés. Toutefois, il est de plus en plus courant d’organiser des déjeuners/dîners pour amorcer des relations professionnelles.
Une présence féminine lors d’une réunion sera particulièrement respectée et honorée par les hommes, autant d’un point de vue social que professionnel.
Lors de votre arrivée dans les bureaux d’une société française, il est important de remettre votre carte de visite au secrétariat. Il sera particulièrement apprécié qu’elle soit en version bilingue anglaise et en français. C’est une manière de montrer votre attention à votre interlocuteur.
Lors de l’échange des cartes de visite avec votre homologue français, prenez le temps d’examiner la sienne avant de la ranger soigneusement.
La préparation des réunions
Pour éviter toute incompréhension, vous pouvez envoyer un mail préalablement à la réunion, récapitulant les points à traiter, de manière à réaffirmer l’objectif du meeting, et répondre aux questions dès le début. Il est également primordial d’accorder un soin particulier à sa tenue.
Il est courant pour les Français d’être directs dans les questions qu’ils posent ; il ne faut donc pas s’en offenser. Vos réponses doivent être les plus complètes et détaillées possibles car vos interlocuteurs vont essayer de se projeter sur une relation long terme. Affutez soigneusement votre argumentaire commercial en conséquence.
Les Français se feront leur opinion sur votre faculté à défendre vos idées, ce que vous pourrez être amené à démontrer lors de discussions ou débats animés. Si votre votre propos est clair et bien raisonné, vous gagnerez le respect de vos interlocuteurs. Ne vous laissez pas intimider par votre différence. Tant que vous parvenez à justifier votre point de vue, vos interlocuteurs seront sensibles à votre professionnalisme et au sérieux de vos intentions. Cependant, si les Français apprécient de se laisser convaincre par des idées innovantes lors de discussions, ils sont plus réticents à accepter une nouveauté s’éloignant trop de leurs normes culturelles.
Il est recommandé d’apprendre des expressions françaises, ce qui sera très apprécié par vos interlocuteurs. Servez-vous en le plus souvent possible. Si vous ne parlez pas le Français, veillez à vous assurer que votre interlocuteur parle couramment votre langue ou l’Anglais. Dans le cas contraire, la présence d’un interprète sera nécessaire pour le bon déroulé de la réunion.
Etablir et gérer le contact interpersonnel
Les Français sont très généralement sensibles au langage corporel. Malgré un certain formalisme dans les relations d’affaires, les Français sont moins sensibles aux distances interpersonnelles et apprécient généralement se trouver à portée de main de leur interlocuteur lors de discussions. La perception des distances interpersonnelles varie en fonction de l’origine de votre interlocuteur. S’il est citadin par exemple, leur quotidien les a habitués à une certaine proximité, à l’inverse ceux vivant à la campagne vont préférer plus de distance. Considérez une tape sur le bras ou un touché d’épaule comme un geste banal et fréquent dans la culture d’affaire française.
En France, une coutume est de se lever, ou du moins à indiquer une intention de le faire, lorsqu’un supérieur hiérarchique fait son entrée dans la pièce. C’est un signe de respect et l’occasion de montrer votre politesse, ce marqueur étant considéré comme signe de bonne éducation.
Les poignées de main sont attendues en guise de salutation, mais une pratique plus amicale consiste à s’embrasser sur les joues. Au moment de la “bise’’, vos joues peuvent se toucher, mais pas les lèvres – une bise sur chaque joue – (pour tous les sexes) en commençant par une bise à gauche, puis une à droite. La bise est également une salutation quotidienne entre collègues au travail. La pratique de la bise ne s’étend pas aux personnes inconnues. Si vous rencontrez pour la première fois votre homologue féminin, attendez qu’elle en prenne l’initiative – il s’agit simplement d’un chaleureux bonjour qui ne doit pas être interprété d’une autre manière.
Le contact visuel est important pour montrer que vous êtes digne de confiance et que vous êtes impliqué dans la réunion. Toutefois, un contact visuel trop insistant, tel qu’un regard fixe prolongé, est considéré comme inapproprié, surtout lors d’une première réunion d’affaires. Le sourire n’a aucune incidence lors d’une salutation. Il ne traduit pas nécessairement la marque d’un accord. L’utilisation des mains pour communiquer doit être réduite au minimum dans la plupart des conversations.
Les professionnels ont tendance à être formels et traditionnels. Les relations d’affaires sont ordonnées et professionnelles. Gardez la hiérarchie à l’esprit, ce qui vous aidera à maintenir une distance et une communication appropriées.
Comprendre et préparer la négociation
Il est nécessaire d’accorder une importance particulière à la tradition dans le protocole des affaires en France ou un constant formalisme régit le processus de négociation. Les Français abordent les discussions d’affaires de manière sérieuse et il vous est fortement déconseillé de changer ce mode opératoire. Les discussions doivent être centrées sur les sujets à traiter, et ne pas s’en écarter. Évitez toute digression qui s’en éloigne, la famille par exemple, car elle pourrait être très mal interprétée et vous desservir dans l’atteinte de vos objectifs, voire offenser votre interlocuteur.
Au cours des discussions commerciales, soyez prêt à répondre de manière détaillée à toutes questions directes et précises. Votre ténacité et votre consistance seront probablement récompensées, car plus longues sont les négociations, plus vos chances de succès augmenteront tant parvenir à un accord final pourra prendre du temps. Il est normal que vos partenaires commerciaux prennent le temps d’évaluer tous les risques potentiels. N’imaginez donc pas qu’ils compliquent les choses inutilement et soyez patient!
Si vos interlocuteurs commencent à réitérer leur point de vue en répétant les mêmes arguments, c’est probablement le signe qu’il s’agit d’un point sur lequel ils ne changeront pas d’avis. La meilleure façon de les convaincre à ce stade est de recourir à une argumentation rationnelle. Le recours à toute autre forme de méthode de vente agressive réduirait vos chances de parvenir à un accord et risquerait de froisser vos interlocuteurs.
En raison de la structure hiérarchique des organisations en France, une décision prise pendant les meetings par ses participants pourra faire l’objet d’un processus de négociation similaire en interne. Par conséquent, il se peut que vos partenaires puissent chercher à renégocier un contrat préalablement signé, suite à ces nouvelles négociations. Pour éviter cet écueil, essayez de négocier directement avec le décisionnaire principal de l’organisation pour accélérer vos négociations, et éviter les discussions avec les managers intermédiaires. Toutefois, si vous êtes confronté à des intermédiaires qui ne seront pas partie prenante dans la décision finale, traitez-les avec les mêmes égards que le décisionnaire final. Ils pourront soutenir votre projet auprès du décisionnaire, mais également jouer en votre défaveur s’ils se sentent offensés, et réduire vos chances de parvenir à un accord.
Lors des négociations, soyez transparent quant à vos propres échéances et veillez à ce qu’elles soient rappelées à vos homologues si elles sont critiques pour vous. Autrement, elles risquent d’être considérées comme des dates flexibles.
Les rendez-vous commerciaux
Il est important de baisser le son de sa voix lors de discussions professionnelles avec des Français, ainsi que d’adopter une attitude sérieuse. Le respect des traditions, le formalisme et l’attention portée aux détails sont très appréciés. En cas de doute, suivez les l’exemple de vos homologues sur la manière de vous comporter.
Les réunions et les échanges professionnels doivent rester axés sur les affaires, et tout sujet qui s’en écarte ou touche à la vie privée peut être offensant. Les sujets courants à éviter, sauf si vos interlocuteurs vous invitent à en discuter sont les suivants : le salaire, l’âge, les enfants et la famille. En revanche, les sujets qui montrent votre intérêt pour la culture française sont les bienvenus : la langue, la nourriture, le vin, la politique et l’Histoire de France.
Les compliments sont les bienvenus, mais souvent refusés par les Français qui cherchent à montrer leur humilité, contrairement à d’autres pays européens comme le Royaume-Uni qui les gratifient d’un “merci”.
L’humour peut facilement être mal interprété en fonction du contexte, et les Français ont tendance à s’amuser de mots d’esprit, de l’ironie et de situations prêtant à sourire tirées de la vie réelle.
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