La société vietnamienne est imprégnée de traditions, mais elle présente de fortes disparités à travers le pays et évolue rapidement. Dans l’ensemble, il s’agit d’une société collectiviste où les intérêts du groupe sont supérieurs à ceux des individus. L’ordre social est établi autour de la famille, du respect des anciens, de la hiérarchie, et de l’harmonie entre tous. Dans cet article, nous allons vous présenter quelques règles de savoir-vivre qu’il est nécessaire de connaître pour faire du business au Vietnam.
1/ Particularités et traditions
a) Codes de conduite implicites
- Le respect des aînés
Bien que la prise de décision ne soit pas toujours claire et que le pouvoir semble souvent distribué, la société au Vietnam reste très hiérarchisée. Chaque personne joue un rôle spécifique et les décisions viennent d’en haut. Il est conseillé de ne pas envoyer de trop jeunes collaborateurs au Vietnam car ils risquent de ne pas être respectés par les anciens. Toutefois, cette situation est en train de changer avec l’arrivée de jeunes générations à des postes de direction en entreprise.
- Le concept de « Face »
Ce concept peut être décrit comme un mélange de réputation, d’honneur, mais aussi de statut social et de responsabilités. L’idée principale est d’éviter de placer l’interlocuteur dans une situation embarrassante ou humiliante. Par conséquent, les erreurs ou les incohérences ne doivent pas être soulignées en public par respect.
b) Les convictions plus ou moins populistes du Vietnam
La façon de mener les affaires est différente entre les pays occidentaux et asiatiques. Cela se remarque au niveau des superstitions. Sur de nombreux aspects, les Vietnamiens ont des croyances religieuses, que ce soit dans la vie de tous les jours comme dans le monde du travail. Par exemple :
- Les rituels de prière lors des cérémonies de lancement de grands projets ou de lancement de nouveaux magasins ou bureaux ;
- Certains secteurs, comme l’immobilier, font appel à des voyants pour les conseiller sur le Feng Shui.
Il est donc essentiel d’en tenir compte lorsque l’on veut faire des affaires au Vietnam.
c) Différences régionales
D’une manière générale, il existe des disparités culturelles entre les régions du Vietnam. La région du Nord est plus hiérarchique et traditionnelle dans sa façon de faire des affaires. En revanche, le Sud, et en particulier Ho Chi Minh Ville, a une vision internationale en raison de son histoire. La ville se caractérise par sa sensibilité capitaliste et son orientation business.
2/ Les habitudes de travail
a) Être présent, c’est vital !
En effet, pour être apprécié par vos clients, il est nécessaire d’être disponible en permanence. Cela démontre votre engagement envers eux. Il n’est pas rare de voir certains services disponibles 24h/ 24 et ce 7j/ 7, où vous pouvez obtenir une réponse à vos demandes. b
b) L’organisation politique du Vietnam
La république socialiste du Vietnam est organisée autour d’un président d’Etat jouant un rôle symbolique, d’un premier ministre et de son gouvernement. Ce sont les deuxième et troisième personnes les plus importantes de l’Etat, derrière le Secrétaire général du Parti communiste vietnamien, qui en est le chef. L’élément principal de cette organisation, l’Assemblée nationale, est renouvelée tous les 5 ans. Les Vietnamiens de plus de 18 ans l’élisent au suffrage indirect.
3/ Les réunions au Vietnam
La plupart des jeunes vietnamiens parlent un anglais basique. Cependant, il est conseillé de préparer tous vos documents dans les deux langues, en anglais et en vietnamien. Il serait vivement apprécié de la part de votre partenaire local que vous fassiez l’effort d’apprendre quelques expressions de base en vietnamien, comme dire “bonjour”, “merci”, passer une commande dans un café, etc. C’est une façon de montrer votre respect pour sa culture.
Veuillez noter que lorsqu’il s’agit d’affaires impliquant des fonctionnaires ou des dirigeants provinciaux, tout se fera uniquement en vietnamien, alors assurez-vous d’avoir un soutien local de confiance à ce sujet.
Pour réussir dans les affaires, les réunions et les après-réunions sont des moments clés au Vietnam. Voici comment vous y préparer.
4/ L’organisation de la réunion
a) Les canaux de communication
Les Vietnamiens disposent de leurs propres plateformes de communication électronique. Par conséquent, ne choisissez pas par défaut les canaux les plus populaires des pays occidentaux. Vous pouvez demander à vos clients/ partenaires quelle est leur méthode préférée et communiquez par ce biais. Par exemple, les médias sociaux vietnamiens tels que Zalo peuvent être choisis pour les communications professionnelles.
Toutefois, veuillez noter que les communications importantes, telles que les prises de décision, doivent être envoyées par mail pour des questions juridiques.
b) Planifier le moment approprié
Les Vietnamiens apprécient les réunions en personne. Si vous prévoyez une réunion avec un client ou un partenaire potentiel, il est recommandé de fixer l’horaire avant le dîner ou le déjeuner, car les principales décisions et négociations sont parfois prises pendant les repas d’affaires.
c) Changements de dernière minute et ponctualité
Il est essentiel d’être ponctuel à vos rendez-vous. Prévoyez plus de temps qu’il n’en faut car il faut s’attendre à des embouteillages en raison du réseau routier. Attendez-vous également à des changements de dernière minute à tous les niveaux, sur les détails convenus d’un contrat, sur un projet qui commence demain ou sur le lieu d’une réunion. Ces changements soudains font partie de la culture.
5/ Pendant la réunion
a) Le tout premier contact
Contrairement à d’autres pays d’Asie, le Vietnam ne pratique pas la “révérence”. La poignée de main est la norme pour les salutations formelles et les adieux avec les partenaires commerciaux.
Assurez-vous également d’avoir des cartes de visite et donnez-les avec les deux mains pour montrer votre respect. Lorsque vous recevez une carte de visite, n’oubliez pas de la regarder avec intérêt afin d’exprimer votre enthousiasme et votre respect envers votre partenaire.
b) Commencez par des « small talks »
Au Vietnam, les relations sont primordiales. Afin d’établir la confiance entre les parties prenantes, les réunions d’affaires commencent souvent par des activités visant à briser la glace. Vos partenaires vous poseront peut-être des questions sur votre dernier voyage ou sur vos plans du week-end à venir. Toutefois, tenez-vous en à l’essentiel et ne posez pas de questions intimes sur sa famille.
6/ Après la réunion, concluez l’affaire !
a) L’importance des liens relationnels
Les relations sont la clé de la culture d’entreprise vietnamienne.
Votre relation et votre réseau sont parmi vos atouts les plus précieux pour établir des contrats et réussir dans le pays. Il est essentiel de vous faire connaître de vos collaborateurs et de les connaître de votre côté également, car ils ne concluront probablement pas d’accord avec vous si vous êtes un vendeur ou un acheteur aléatoire.
Comme dit précédemment, les relations sont vitales dans le processus de prise de décision. Par exemple, les Vietnamiens sont plus enclins à faire des affaires avec une personne avec laquelle ils ont une relation indirecte plutôt qu’avec un fournisseur inconnu, même s’il est plus méritant.
La durée de l’après-réunion avec les coopérateurs est positivement liée à la probabilité que vous fassiez du business avec eux.
b) Le « Gatekeeper »
Au Vietnam, la plupart du temps, pour faire avancer un projet, il faut contacter le décideur. Mais pour cela, il faut trouver le “gatekeeper“, la personne qui peut vous ouvrir les portes et vous introduire auprès ces derniers. Cette démarche est capitale dans le cadre du business. Celle-ci vous permet d’éliminer les obstacles tels que le personnel de niveau inférieur, d’obtenir des informations précieuses ou simplement de demander une réunion.
c) Les cadeaux
Les cadeaux peuvent être présents dans la culture commerciale au Vietnam. Bien sûr, ce n’est pas toujours le cas. Mais les gestes de sympathie sont les bienvenus.
Sachez toutefois que certaines personnes peuvent tenter d’abuser de cette étiquette culturelle en essayant de corrompre certains décideurs. Il convient de se méfier. Il est évident que le Vietnam n’a pas pour habitude de corrompre les gens !
Lors des réunions d’affaires, il est très courant d’offrir des cadeaux. Ceux-ci ne doivent pas être coûteux, mais il s’agit d’une manière d’exprimer votre respect à votre partenaire et de créer une relation personnelle avec lui.
Par exemple, à l’occasion du Nouvel An lunaire, qui est un événement majeur dans la culture vietnamienne, ces derniers offrent souvent des cadeaux de plus grande valeur à leurs partenaires.
Réflexions Finales
En résumé, une chose est sûre : pour faire du business au Vietnam, certains points doivent être respectés (les codes de la langue, le respect des aînés…). A première vue, il est possible de penser que les méthodes sont totalement différentes tant dans la vie de tous les jours que dans les réunions d’affaires. Mais si vous êtes attentif, vous vous rendrez vite compte que les us et coutumes du pays ne sont qu’une question de bon sens. En faisant preuve de respect et de politesse, vous pourrez profiter des opportunités offertes par le pays.
Pour élargir vos activités ou faire du commerce à grande échelle avec des entreprises vietnamiennes, il peut être utile de vous faire assister par un conseiller commercial vietnamien. Il pourra répondre aux besoins du représentant local et servir d’interprète si vous en avez besoin. Les consultants locaux s’adapteront également à la culture locale.
Chez Source of Asia, nous fournissons un service appelé Market Expansion, où l’on adapte notre méthodologie à vos besoins en fonction de la région. Nous pouvons vous aider de différentes manières : évaluer votre potentiel d’exportation, rencontrer des partenaires commerciaux locaux, représenter votre marque sur le terrain, stimuler votre communication, vous développer par le biais de fusions et d’acquisitions, ou encore vous établir localement.
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