Dans le contexte concurrentiel actuel, de nombreuses entreprises cherchent à rationaliser leurs opérations et à réduire leurs coûts en externalisant les fonctions non essentielles. L’une de ces fonctions est le bureau d’achat. Mais que savez-vous réellement du bureau d’achat ? Êtes-vous curieux de découvrir les avantages spécifiques l’externalisation que votre bureau d’achat peut apporter à votre entreprise ? Vous vous demandez par où commencer ? Ne vous inquiétez pas, cet article vous fournira toutes les informations nécessaires !
1. Définition du terme “bureau d’achat”
En termes simples, un bureau d’achat est un prestataire de services tiers spécialisé dans la recherche et l’achat de biens pour le compte de ses clients.
Comment fonctionnent-ils ? Les bureaux d’achat servent essentiellement de passerelle entre l’acheteur et le fournisseur. Ils facilitent la communication, négocient les prix et veillent à ce que les marchandises soient livrées en temps voulu.
Il existe différents types de bureaux d’achat en fonction de la nature de leurs services et de leurs clients. Certains bureaux d’achat se spécialisent dans un secteur ou un produit spécifique, comme le textile, le mobilier ou l’électronique. D’autres peuvent offrir une gamme plus large de services pour répondre aux besoins de divers clients, notamment en matière d’approvisionnement, de contrôle qualité et de gestion logistique.
Par ailleurs, il existe deux types principaux de bureaux d’achat en fonction de leur structure de propriété :
- Le premier type est un bureau d’achat privé, géré et détenu par une entité privée.
- Le second type est un bureau d’achat public, généralement mis en place et géré par le gouvernement pour faciliter le commerce et soutenir les industries locales.
Quel que soit leur type ou leur structure de propriété, les bureaux d’achat jouent un rôle capital dans le processus de d’approvisionnement pour de nombreuses entreprises, en particulier celles qui n’ont pas de présence physique dans le pays où elles effectuent leurs achats de marchandises.
2. Le bureau d’achat au Vietnam
A. L’industrie florissante de l’externalisation au Vietnam et la demande croissante de bureaux d’achat
Le Vietnam est devenu l’une des principales destinations d’externalisation pour de nombreux secteurs, notamment l’industrie manufacturière, le textile et l’électronique. Par conséquent, la demande des services de bureau d’achat a augmenté au fil des années.
Le Vietnam a émergé comme l’une des destinations les plus attractives pour les investisseurs étrangers en Asie. En 2022, les investissements directs étrangers (IDE) ont atteint près de 22,4 milliards de dollars, enregistrant une croissance annuelle de 13,5 %, marquant ainsi le niveau le plus élevé des cinq dernières années. Cette expansion a eu un impact positif sur l’industrie de l’externalisation au Vietnam, y compris les services de bureau d’achat.
De plus, le ministère de l’industrie et du commerce vietnamien a activement encouragé le développement des bureaux d’achat afin de stimuler les exportations du pays et de soutenir ses petites et moyennes entreprises (PME).
L’Agence vietnamienne de promotion du commerce, relevant du ministère de l’industrie et du commerce, a coordonné différentes initiatives impliquant les bureaux d’achat. Cela comprend notamment le Forum vietnamien de promotion des exportations, dont l’objectif est de stimuler les exportations vietnamiennes et de fournir une plateforme favorisant la mise en relation des entreprises vietnamiennes avec des acheteurs étrangers, y compris ceux qui opèrent par le biais de bureaux d’achat.
Cela indique que les bureaux d’achat constituent un élément essentiel de l’écosystème commercial du Vietnam et qu’ils continueront à jouer un rôle primordial dans la croissance économique du pays.
B. Les avantages de l’externalisation des bureaux d’achat au Vietnam
L’externalisation d’un bureau d’achat au Vietnam présente plusieurs avantages cruciaux. Tout d’abord, le pays offre une abondance de main-d’œuvre et de matières premières à des coûts avantageux, ce qui en fait une destination de choix pour les entreprises étrangères désireuses de réduire leurs coûts de production et d’augmenter leurs marges bénéficiaires.
De plus, les bureaux d’achat au Vietnam possèdent une connaissance approfondie de la culture locale et des réglementations commerciales, ce qui constitue un atout considérable pour les clients étrangers. Ils sont en mesure de combler les écarts culturels et linguistiques, de s’y retrouver dans les lois et règlements locales, et d’établir des relations avec les fournisseurs au nom de leurs clients.
En outre, l’externalisation d’un bureau d’achat au Vietnam peut grandement améliorer la gestion de la chaîne d’approvisionnement des entreprises en réduisant les délais et en rehaussant la qualité des produits. Cet objectif est atteint grâce à l’expertise du bureau d’achat en matière de sélection des fournisseurs, de contrôle de la qualité et de gestion logistique.
De manière générale, l’externalisation d’un bureau d’achat au Vietnam peut offrir aux entreprises toute une série d’avantages, notamment des économies financières, un meilleur contrôle qualité et une meilleure gestion de la chaîne d’approvisionnement. C’est pourquoi cette pratique a gagné en popularité chez les entreprises étrangères qui cherchent à étendre leurs activités dans le pays asiatique.
3. Le rôle du bureau d’achat dans les réseaux de sourcing et supply chain
Le bureau d’achat joue un rôle essentiel dans le processus de gestion des sources d’approvisionnement et de logistique, car il sert d’intermédiaire entre l’acheteur et le fournisseur. Voici quelques exemples de son importance dans ce processus :
- Approvisionnement : En utilisant sa connaissance du marché local, de la langue et de la culture, le bureau d’achat identifie les fournisseurs les mieux adaptés aux besoins de l’acheteur, contribuant ainsi à réduire les risques liés à la chaîne d’approvisionnement.
- Négociation : Une fois les fournisseurs potentiels identifiés, l’équipe peut négocier au nom de l’acheteur pour obtenir des prix et des conditions avantageuses. Grâce à sa maîtrise de la langue et à sa compréhension du marché local, l’équipe peut engager des négociations avec les fournisseurs locaux améliorant ainsi la rentabilité et réduisant les coûts.
- Contrôle qualité : Le bureau d’achat est chargé de veiller à ce que le fournisseur produise des biens conformes aux spécifications et aux normes de qualité de l’acheteur. En procédant à des inspections d’usine, à des essais de produits et à des audits de qualité, l’équipe s’assure que le fournisseur répond aux exigences de qualité de l’acheteur.
- Logistique et expédition des marchandises : L’équipe coordonne les activités avec les transitaires, les courtiers en douane et les autres prestataires de services logistiques pour s’assurer que les marchandises sont livrées à temps et au bon endroit. Le bureau d’achat s’occupe également de la documentation et des questions de conformité liées à l’expédition.
- Gestion des relations : Le bureau d’achat collabore avec le fournisseur pour résoudre les problèmes éventuels, tels que les défauts de qualité, les retards de livraison ou les litiges. En établissant des relations solides avec les fournisseurs, l’équipe peut également négocier de meilleurs prix et des conditions à long terme.
4. L’équipe du service d’achat de Source of Asia – Une solution ultime pour les entreprises internationales
Notre bureau d’achat constitue l’un des piliers essentiels au sein de Source of Asia. En tant que société multiservices, nous bénéficions du soutien des autres départements, notamment en ce qui concerne le réseau, les ressources humaines, et les bases de données couvrant diverses industries. Notre approche honnête et transparente en matière de finances, de progression des travaux, et de résolution des problèmes, se reflète dans des rapports réguliers, ce qui renforce la confiance de nos clients étrangers.
4.1 Réseau
Grâce à notre réseau solide et bien établi, Source of Asia permet à ses clients de développer et d’étendre leurs activités dans d’autres pays d’Asie du Sud-Est. Nous mettons cette force à votre disposition pour vous assister dans le développement de vos activités au Vietnam. Forts de plus de 20 ans d’expérience sur le marché vietnamien, notre équipe de bureau d’achat vous fournit des informations sur la conjoncture du marché national, identifie des fournisseurs et fabricants adéquats, négocie les coûts de produits, et assure l’exportation de vos marchandises, etc.
4.2 Compréhension du marché local au Vietnam et identification de partenaires fournisseurs appropriés
Grâce à sa solide expertise et à sa longue expérience sur le marché vietnamien, notre équipe de bureau d’achat est parfaitement équipée pour vous aider à gérer vos approvisionnements dans le pays, ainsi que dans ceux que vous envisagez d’explorer à l’avenir. Nous offrons des services de sourcing complets et, sur demande, nous assurons la livraison des commandes dans les délais impartis.
Nous apportons une aide aux entreprises étrangères pour une gestion efficace de leurs approvisionnements au Vietnam. Cela inclut la recherche de fabricants et de fournisseurs fiables, la négociation de tarifs, ainsi que la rédaction de rapports détaillés sur l’avancement de la production. Chez SOA, nous avons établi une vaste base de données de fabricants qui couvrent une large variété de secteurs, et qui sert de ressource importante pour nos clients.
Par ailleurs, nous maintenons nos clients constamment informés des évolutions relatives aux certifications des produits. Nous réalisons des tests de qualité des produits sur place, puis transmettons les résultats à nos clients à distance. SOA possède une solide expérience dans la gestion des commandes d’usine, la résolution de problèmes liés à l’emballage des marchandises, la gestion des retards de production, ainsi que la coordination des paiements entre les parties prenantes. Cette approche permet aux entreprises étrangères de minimiser les risques associés à l’exportation de marchandises de qualité insatisfaisante, tout en évitant des coûts indésirables.
Réflexions finales
Les défis auxquels les entreprises étrangères sont confrontées lors de l’approvisionnent de produits à l’étranger peuvent être considérables. Cependant, en établissant une équipe de bureau d’achat local, ces dernières peuvent atténuer ces défis et améliorer leur capacité en sourcing et à gérer leur chaîne d’approvisionnement de manière efficace. Par conséquent, une équipe de bureau d’achat comme SOA peut fournir les connaissances locales, la compréhension de la langue et de la culture, les informations sur le marché et le soutien logistique nécessaires pour assurer la réussite de ce processus.
Grâce à son expertise dans différents secteurs et à son vaste réseau dans les pays d’Asie du Sud-Est, Source of Asia a été créée pour contribuer à la croissance et à la réussite de votre entreprise.